Snelle IT-oplossing voor uniforme uitstraling
Integratie van Yes-co en WebHome Mediamanager
Factotum Media levert ondersteunende media-oplossingen aan 1300 makelaarskantoren in Nederland. Het richt zich sterk op de ondersteuning van de marketingprocessen, met alle instrumenten die nodig zijn voor verkoop en acquisitie van woningen en bedrijfsonroerendgoed. Factotum Media ontwikkelde de WebHome Mediamanager voor het creëren van marketingmateriaal, van een eenvoudige fotopresentatie en het creëren van een uitgebreide brochure, tot het uitgeven van woning/woonmagazines en het beheer
van magazineplaatsingen. Door samenwerking tussen Yes-co – dé ontwikkelaar voor het CRM-systeem voor makelaars – en Factotum Media is de integratie van het Yes-co-systeem en de WebHome Mediamanager naadloos.
Branding
Een makelaar kan natuurlijk zijn brochure in Word in elkaar zetten. Waar is de WebHome Mediamanager voor nodig? Het gaat in deze tijd om branding
van de makelaar, waarbij consistentie van huisstijl steeds belangrijker wordt.
Verschillende makelaarskantoren die tot één keten behoren, moeten dezelfde uitstraling hebben. De WebHome Mediamanager helpt ze bij het bewaken van die huisstijl. Sebas Monshouwer van Guijt Makelaardij, een keten van makelaarskantoren met tien vestigingen, realiseerde zich dat de uitstraling van de traditionele verkoopbrochure – bestaande uit kopieën en prints in een ringbandje – niet meer van deze tijd was. Bovendien deed elk kantoor het anders. ‘We hadden wel een vast stramien in Word en daar
plakten we foto’s in. We printten en kopieerden de informatie, er ging een ringbandje omheen en klaar. Maar bij de diverse kantoren deed iedereen het toch net even anders. Het logo
stond op een andere plek, er zat een ander ringbandje omheen. Van die verschillen wilde het hoofdkantoor af. Ik ben daarnaast ook eens gaan rekenen wat een brochure nu uiteindelijk kost. Er zitten heel veel versluierde kosten in. Het gaat niet alleen om de fotokopieën, prints en ringbandjes, de belangrijkste kostenfactor bleek de
hoeveelheid arbeidstijd. Op twee fronten viel voor ons dus een voordeel te behalen: kwaliteit en efficiency.’
Win-win
Uiteindelijk kwam Monshouwer met een plan waarbij de koppeling tussen Yes-co en de WebHome Mediamanager een grote rol speelde. De Mediamanager heeft toegang tot de informatie die is opgeslagen in Yes-co. Met behulp van een bibliotheek aan vaste templates, die door Factotum Media in samenspraak met Guijt werd opgesteld, heeft elke brochure dezelfde huisstijl en dezelfde uitstraling. Zelfs regionale of plaatselijke verschillen in presenteren konden worden verwerkt in de templates. Naast de uitstraling van de brochures was
ook het kostenaspect belangrijk voor Monshouwer: ‘We staan als makelaar allemaal op Funda, allemaal in dezelfde systemen, allemaal zetten we een bord in de tuin. De markt is moeilijk, zeker als je je niet onderscheidt. De presentatie van het bedrijf is erg belangrijk. Ik ben met een plan gekomen om meer uniformiteit en samenhang te creëren in de media-uitingen van onze organisatie. Ik wilde kwalitatief betere en mooiere brochures, raampresentaties en buurtmailings kunnen maken, die voor elk van onze kantoren dezelfde uitstraling zouden hebben, waarbij de kosten in ieder geval gelijk moesten blijven. Als je alle kosten bij elkaar optelt, zijn we er absoluut niet duurder mee uit. Het maken van bijvoorbeeld een brochure is nu veel minder werk en ze zien er veel mooier uit: een win-winsituatie. Ik neem de voorbeelden van de brochure mee naar toekomstige klanten en merk dat dit soort brochures ze aanspreken. Uiteindelijk fungeren de brochures op deze manier ook nog als inkooptool…’
Naast de mooiere uitstraling is de efficiëntere werkwijze belangrijk voor Monshouwer: ‘Ik heb het niet tot op de laatste cent achter de komma doorgerekend, maar ik weet wel wat zo’n oude brochure zo’n beetje kost. Op termijn denk ik dat we met de nieuwe werkwijze zelfs geld kunnen besparen. Maar het feit dat het in ieder geval niet duurder is, was al voldoende om mijn collega’s te overtuigen. De overheadkosten worden minder, omdat je nu efficiënter werkt. Hierdoor houden we nu tijd over voor het onderhouden van klantenrelaties. Voor volgend jaar staan pre- en aftersales-projecten gepland, waarvoor voorheen geen gelegenheid was. Ook hierin spelen Yes-co en de WebHome Mediamanager een prominente rol.’
Werkwijze
Het is belangrijk dat de makelaar zich niet bezig hoeft te houden met de vormgeving, maar erop kan vertrouwen dat het resultaat conform de huisstijl is wanneer hij zijn teksten en foto’s invoert. Norbert Smeink van Factotum Media: ‘De makelaars hebben een raamwerk waarbij ze niet hoeven bezig te zijn met de grafische aspecten, maar alleen met de inhoud. De gegevens van een huis worden vanuit Yes-co rechtstreeks in de Mediamanager geplaatst, er hoeft niets opnieuw te worden ingevoerd. Op het moment dat de brochure klaar is gemaakt door de makelaar, heeft hij twee keuzes. Hij kan ze zelf printen of door Factotum laten printen. In het eerste geval bestelt hij vanuit zijn webapplicatie van de brochure een PDF-bestand in hoge resolutie. Of hij laat de brochure bij ons drukken, waarna hij ze na uiterlijk twee dagen in huis heeft. Naast het maken van een PDF voor een papieren
brochure kan deze oplossing ook andersoortige output genereren. De makelaar hoeft zijn informatie maar één keer in de database vast te leggen. De informatie is dan beschikbaar voor hergebruik naar diverse andere mediakanalen. Je kunt de informatie dus hergebruiken voor verschillende publicatiedoeleinden: naast print kan de content ook worden gebruikt voor bijvoorbeeld de website van de makelaar of voor Funda.’
Sneller klaar
Anneke Lamers, office manager van de vestiging van Guijt in Bemmel, die voorheen op traditionele wijze de brochures in elkaar zette, is enthousiast over de koppeling van de 
WebHome Mediamanager en Yes-co. ‘De Wordbestanden die wij voorheen uit Yes-co kregen, waren veel bewerkelijker.
Daaruit moest je nog allerlei stukken weghalen en zelf nog allerlei dingen invullen. Bij de oude werkwijze moest je alle delen apart kopiëren, controleren, op volgorde leggen, de gaatjes maken en uiteindelijk inbinden met een ringbandje. Nu lees je de informatie in, plaatst die op de pagina’s en ben je klaar. Je kunt een lage-resolutiebestand naar de klant sturen voor goedkeuring en vervolgens doet Factotum Media de afwikkeling. We hebben de brochures ook snel in huis. Als je ze voor twaalven bestelt, heb je ze de volgende dag in
huis. In het begin dacht ik dat het moeilijker zou worden, maar als je er handigheid in krijgt, ben je veel minder lang met een brochure bezig en heb je in een handomdraai de brochure klaar. Je kunt nu makkelijk op het scherm bekijken of een tekst te lang of te kort is, met een half uur heb je de brochure klaar. Voorheen was je alles bij elkaar veel langer bezig, met een veel minder mooi resultaat… Als je nu naar het schap in het kantoor kijkt met de objectdocumentatie, ziet het er veel professioneler uit, je hebt veel meer eer van je werk.’
De nieuwe manier van werken is uiteindelijk veel minder ingewikkeld dan het werken in Word. Voor degenen die ermee aan het werk moeten, geeft Factotum Media ook een training. Lamers: ‘Mijn collega’s die een training hebben gehad, zeggen het allemaal: je moet het een paar keer doen en dan werk je er zonder problemen mee. De training is meer bedoeld om de koudwatervrees weg te nemen. In een paar uur haal je de angst weg dat er dingen fout kunnen gaan. Je weet nu dat er niets fout kan gaan!’
Kleine operatie
Vanuit de IT-kant gezien is het geen grote operatie. Gertjan Botterblom, manager IT bij Guijt, is er duidelijk over: ‘Technisch moesten er wat dingen worden geïnstalleerd, zoals Java 
en natuurlijk de WebHome Mediamanager. Niet veel werk. Procedureel is het wel een heel andere werkwijze: alles is nu vanuit Yes-co geregeld. Yes-co is het centrale punt van de
makelaarskantoren, alle informatie en bijvoorbeeld de foto’s zijn bij Yes-co opgeslagen. Men mag nog wel foto’s lokaal opslaan, maar ze moeten ook bij Yes-co staan, want Yes-co is dan de back-up. Er kan nu in een half uur een brochure in elkaar worden gezet; voorheen was men daar zo’n twee uur mee bezig. We hebben bij Guijt nu wel het beste van twee werelden: Yes-co als de top softwareleverancier voor de makelaardij en Factotum voor onze uitingen naar buiten, voor de uniforme en consistente uitstraling.’